Один номер WhatsApp на несколько менеджеров: заявки распределяются, ответы под контролем

Один номер WhatsApp на несколько менеджеров — это когда на вывеске и в рекламе один номер, а заявки с него расходятся по людям сами: по отделу, по направлению, по тому, кто свободен. Клиенту первым отвечает ИИ-ассистент agent24, уточняет, что нужно, и передаёт менеджеру готовое резюме. Менеджер получает уведомление в Telegram, а владелец видит, кто ответил за пять минут, а кто держит клиента с утра. Так WhatsApp для отдела продаж перестаёт зависеть от одного телефона. Подключение обычного номера занимает около 15 минут, программист не нужен.

Почему заявки из WhatsApp теряются

В Казахстане точка контакта с клиентом — номер WhatsApp на вывеске, и большая часть заявок приходит именно туда. И теряются они по одним и тем же причинам.

Номер — на одном телефоне. WhatsApp стоит у старшего менеджера или у самого владельца. Пока он на встрече, в чат никто не заходит. Вечером там двадцать непрочитанных, и половина уже написала конкурентам.

Заявка ничья. Клиент написал, трое увидели, каждый решил, что ответит другой. Через два часа выясняется, что менеджеры не отвечают клиенту не из-за лени — просто никто не считал заявку своей.

Никто не считает время ответа. Владелец узнаёт о медленном менеджере из жалобы клиента, а не из цифр. Если скорость не измеряется, она не улучшается.

Переписка живёт в личном телефоне. Менеджер ушёл — история с клиентами ушла вместе с ним. В CRM ничего не заведено, потому что заводить руками некогда.

Чтобы не терять заявки из WhatsApp, нужно закрыть все четыре причины сразу, а не пересаживать людей с телефона на телефон.

Один номер WhatsApp на несколько менеджеров: как это устроено в agent24

Номер остаётся один — тот, что уже на визитках. К нему подключается agent24, и дальше распределение заявок между менеджерами идёт по правилам, которые задаёте вы.

Маршрутизация по отделам и направлениям. Новая заявка уходит в тот отдел или направление, которые вы задали в настройках: станки — в металлообработку, мебель — в кухни, сервис — в сервис. У каждого направления свои люди — заявка попадает к ним, а не ко всем подряд.

«Проходной» админ. Часто новый лид автоматически ложится на аккаунт директора или админа и лежит там. В agent24 админа можно сделать проходным: лид на нём считается ничьим, его видят все, кому положено, и любой из них может забрать. Ничья заявка не прячется в чужой папке.

Каждый сам выбирает охват. Сотрудник в своём списке переключает режим: «Мои», «Мои + ничьи» или «Все». Новичок смотрит только свои, старший менеджер — свои и ничьи, владелец — всё. Какие права у кого есть, решает владелец.

Контакты из диалогов создаются сами, стадии сделок настраиваются под ваш процесс, история переписки лежит в карточке клиента, а не в телефоне менеджера.

Бот принимает заявку первым и передаёт менеджеру с резюме

Пока менеджер занят, клиенту отвечает AI-ассистент — 24/7, ночью и в выходные, по-русски и по-казахски. Если клиент пишет на казахском, бот отвечает клиенту по-казахски, а менеджеру резюме приходит как обычно. Бот уточняет, что нужно, город, количество и срочность, отвечает по ценам из вашего прайса и по вопросам из базы знаний, понимает голосовые и фото. Так выглядит начало у производителя мебели на заказ:

Клиент: Здравствуйте, кухни под заказ делаете? Хочу успеть до Нового года.

Бот: Здравствуйте! Да, делаем. Подскажите, в каком вы городе и есть ли размеры помещения — или нужен выезд замерщика?

Клиент: Астана, размеров нет, нужен замер. Кухня угловая, примерно три на два метра.

Бот: Записал: угловая кухня около 3 × 2 м, Астана, нужен замер, срок — до Нового года. По ценам сориентирую из прайса следующим сообщением, а день замера согласует менеджер направления «Кухни» — он напишет вам здесь же в рабочее время.

Клиент: Хорошо, жду.

Менеджер получает не «клиент что-то спросил», а резюме: что нужно, в каком городе, нужен ли замер, к какому сроку. Дальше он ведёт диалог сам — в разговор, который ведёт живой человек, бот не вмешивается. В этом смысле бот для обработки заявок из WhatsApp — не автоответчик с заготовкой, а первый менеджер на линии, который никогда не занят.

Уведомления менеджерам в Telegram

Заявка распределена — но её надо ещё увидеть. Сотрудники получают уведомления в личный Telegram:

• новый лид — с резюме от бота и ссылкой на чат;
• клиент ждёт ответа — если после сообщения клиента менеджер молчит;
• назначение — когда лид передали конкретному человеку;
• окно 24 часа закрывается — для официального номера через Meta: после суток тишины клиента написать ему первым можно только одобренным шаблоном, поэтому лучше ответить раньше.

У каждого получателя свои тихие часы: ночью телефон молчит, а утром приходит сводка ночных событий со ссылками на чаты — кто написал, что спросил, кому передано. Клиенту ночью при этом отвечает бот.

Скорость ответа менеджера считается сама

Первое, что видит владелец в agent24, — скорость первого ответа по каждому менеджеру. Считать её вручную не нужно: время от сообщения клиента до ответа человека фиксируется автоматически.

Отсюда видно, кто медлит и где лиды застряли. В аналитике владельца — заявки сегодня, живой поток, конверсия, воронка по стадиям. Не «кажется, в отделе продаж что-то не так», а конкретный человек и конкретная стадия.

Рейтинг сотрудников собирается по профилю бизнеса: баллы, сделки, клиенты, выручка, скорость ответа. Контроль менеджеров в WhatsApp перестаёт быть разговором на планёрке и становится цифрами, которые видно каждый день.

Роли, права и что остаётся в компании

Роли и права доступа задаёт владелец. Если решить, что менеджер видит только своих клиентов, — так и будет; владелец видит всё.

Уволившийся менеджер забирает с собой телефон, а не базу: переписка, контакты и стадии остаются в компании, из системы они не стираются.

Если отдел продаж живёт в Битрикс24, заявки с резюме от бота попадают туда без дублей — как это устроено, на странице WhatsApp-бот для Битрикс24. Звонки через Binotel тоже попадают в контакты, так что история клиента собирается в одном месте.

Кому подходит

agent24 работает у продавцов станков, оборудования и мебели на заказ — там, где заявка дорогая, а менеджеров несколько. Подходит для компаний, которые продают услуги бизнесу, для сетей автосервисов с несколькими приёмщиками и для любого отдела продаж, где один номер WhatsApp обслуживает больше одного человека. Номер при этом остаётся тем же: он подключается один раз, а дальше вы добавляете сотрудников, направления, прайс и ответы на частые вопросы.

Вопросы и ответы

Можно ли подключить один номер WhatsApp сразу на нескольких менеджеров? — Да. Номер подключается один раз, а сотрудники работают с заявками из своего кабинета agent24. Заявки распределяются по отделам и направлениям, а каждый менеджер сам выбирает, какие лиды видеть: «Мои», «Мои + ничьи» или «Все».

Кто отвечает клиенту, пока менеджер занят? — AI-ассистент: он отвечает 24/7 по-русски и по-казахски, уточняет, что нужно, город, количество и срочность, отвечает по прайсу и передаёт менеджеру готовое резюме. Как только менеджер включается в переписку, бот в неё не вмешивается.

Как владелец узнаёт, что менеджер медлит? — Скорость первого ответа считается автоматически по каждому сотруднику. В аналитике видно, где лиды застряли: заявки сегодня, живой поток, конверсия и воронка по стадиям. Рейтинг сотрудников учитывает сделки, клиентов, выручку и скорость ответа.

Что будет с уведомлениями ночью? — Ночью Telegram молчит, утром — сводка; клиенту в это время отвечает бот.

Можно ли сделать так, чтобы менеджер видел только своих клиентов? — Да. Роли и права доступа задаёт владелец: менеджер видит только своих клиентов, владелец — всё. Контакты и история переписки при этом остаются в компании, а не в телефоне сотрудника.

Попробовать бесплатно

Подключите номер отдела продаж и посмотрите, как заявки распределяются между менеджерами и кто как отвечает. Тарифы — от 14 990 ₸/мес, 20 дней бесплатно, платы за подключение нет: сколько стоит WhatsApp-бот. Обычный номер подключается по QR примерно за 15 минут, официальный Cloud API через Meta — второй путь: как подключить бота к WhatsApp.

Смотрите также

• WhatsApp-бот для Битрикс24 с ИИ-квалификацией заявок
• Сколько стоит WhatsApp-бот для бизнеса в Казахстане
• Как подключить бота к WhatsApp за 15 минут
• WhatsApp-бот для автосервиса и сети СТО