Бот для записи клиентов в WhatsApp: запись за несколько сообщений, 24/7

Бот для записи клиентов в WhatsApp — это ИИ-ассистент agent24, который отвечает на вашем номере WhatsApp, сам находит свободное время у нужного мастера и записывает клиента прямо из переписки. Клиент пишет своими словами, как написал бы администратору, а не нажимает кнопки меню. Бот отвечает круглосуточно, в том числе ночью и в выходные, по-русски и по-казахски, напоминает о визите накануне и за час, переносит и отменяет записи. Владелец получает заполненный календарь и видит, сколько заявок пришло за день, а администратор перестаёт жить в телефоне. По сути это онлайн-запись через WhatsApp без сайта и формы. Подключение к обычному номеру занимает около 15 минут, без программиста.

Как проходит запись: пример диалога

В Казахстане клиент почти всегда пишет в WhatsApp — на номер с вывески или из Instagram. Раньше ему отвечал администратор, когда освобождался. Теперь отвечает бот, сразу.

Пример (имена и цены условные):

Клиент: Здравствуйте, можно на стрижку завтра после обеда?

Бот: Здравствуйте! Завтра после обеда свободно: Дина — 15:00, Айгерим — 14:30 и 16:00. Женская стрижка — 8 000 ₸. К кому и на какое время записать?

Клиент: К Дине в 15:00.

Бот: Записываю: женская стрижка, Дина, завтра в 15:00. Подтверждаете?

Клиент: Да

Бот: Готово, вы записаны. Напомню вечером накануне и за час до визита. Если планы изменятся — напишите сюда, перенесём.

Что здесь важно. Бот берёт услуги, мастеров и свободные слоты из вашего календаря, а цену — из вашего прайса. Бронь создаётся только после «да» клиента: без подтверждения в календаре ничего не появляется. Если нужное время занято, бот не отвечает «нет» — он предлагает ближайшие варианты у того же или другого мастера. Отказ бывает только при реальной занятости.

Клиент может прислать голосовое «запишите меня на субботу утром» — бот понимает голосовые и фото и продолжает запись так же, как с текстом.

Чем бот для записи клиентов в WhatsApp отличается от меню с кнопками

Многие чат-боты для записи из выдачи — российские, под YCLIENTS и с ценой в рублях. Часть из них работает как меню: «нажмите 1 — услуги, 2 — мастера, 3 — время». Клиент, который написал «а можно завтра к Дине, как в прошлый раз?», в такое меню не попадает — и ждёт администратора.

agent24 ведёт запись из свободной переписки. Клиент пишет так, как написал бы человеку, бот сам уточняет недостающее: услугу, мастера, время. Обычно на запись уходит несколько сообщений, и нажимать кнопки клиенту не нужно.

Дальше — то, чего у меню нет:

• Отвечает на вопросы по ходу: цена из прайса, адрес, «сколько по времени», «а с ребёнком можно» — из базы знаний, которую заполняет владелец.
• Если клиент начал записываться и пропал на полпути, бот сам возвращает его к записи.
• Если вопрос боту не по силам, он передаёт диалог администратору и называет клиенту срок ответа.
• Когда администратор сам пишет клиенту, бот в этот диалог не вмешивается.

Отвечает клиентам по-казахски. Часть клиентов пишет на казахском — бот отвечает на том языке, на котором пишет клиент, и запись по-казахски проходит так же, за несколько сообщений. Переключать ничего не нужно.

В Казахстане YCLIENTS работает под именем Altegio, и у agent24 есть интеграция с Altegio: записи, мастера и слоты синхронизируются с журналом. Подробно — на странице WhatsApp-бот для Altegio.

Что владелец настраивает за 15 минут

Программист не нужен. Порядок такой:

1. Регистрация в app.agent24.business.
2. Подключение номера WhatsApp — обычный номер по QR-коду или коду из приложения, занимает минуты. Номер остаётся вашим.
3. Услуги, длительность и цены — это прайс, по которому бот отвечает.
4. Мастера и их график — из этого складываются свободные слоты. Если ведёте журнал в Altegio, подключаете его, и бот берёт мастеров и слоты оттуда.
5. Ответы на частые вопросы: адрес, парковка, что взять с собой, условия отмены.
6. Сотрудники и их Telegram — куда придут уведомления о новых заявках и о клиентах, которые ждут ответа.
7. Тестовая запись со своего телефона.

«15 минут» — про обычный номер. Каждый шаг с подробностями — на странице Как подключить бота к WhatsApp.

Напоминания, перенос и неявки

Неявка — это час простоя мастера и деньги, которые не пришли. Обычная причина — клиент забыл. Бот сам отправляет напоминание о записи в WhatsApp:

• вечером накануне — «завтра в 15:00 к Дине, всё в силе?»;
• за час до визита — короткое напоминание.

Время напоминаний настраивается. Если клиент отвечает «не смогу», бот тут же предлагает перенос: свободные слоты, выбор, подтверждение. Освободившееся время снова доступно для записи. Отмена — тоже из переписки, без звонка администратору.

Если у вас есть предоплата, бот договаривается о ней с клиентом. Сам приём оплаты остаётся на вашей стороне.

После визита бот просит клиента оставить отзыв — прямо в переписке, пока впечатление свежее.

Что видит владелец

Записи и переписки больше не живут в телефоне администратора. В кабинете agent24:

• Календарь: кто, к кому, когда — записи из переписки появляются в нём сами.
• Заявки за сегодня и живой поток: сколько написали, сколько записались, где клиент ждёт ответа.
• Карточка клиента: контакт создаётся сам из первого сообщения, в карточке — вся история переписки.
• Уведомления сотрудникам в личный Telegram: новая заявка, клиент ждёт ответа. У каждого получателя свои тихие часы, а ночные события приходят утренней сводкой со ссылками на чаты.

Если у ИИ сбой, бот молчит и присылает уведомление владельцу — клиенту не уходит бессмысленных ответов. Данные клиентов из базы не стираются: копии базы делаются каждый день и проверяются.

Для каких ниш подходит

Такая запись нужна везде, где есть специалист, время и календарь. Для парикмахера и для стоматолога она выглядит одинаково — отличаются только прайс и вопросы.

• Салоны красоты, ногтевые студии, барбершопы. Здесь продукт уже работает — у салонов Алматы. Запись к мастеру, вилка цен по фото (клиент присылает фото ногтей или волос — бот называет диапазон по прайсу), напоминания, отзывы. Подробнее: CRM и WhatsApp-бот для салона красоты.
• Стоматологии. Подходит для записи пациентов и напоминаний, когда администратор занят у кресла, а пациент с болью пишет ночью. Бот отвечает по прайсу и записывает, медицинских советов не даёт. Подробнее: WhatsApp-бот для стоматологии.
• Автосервисы и СТО. Подходит для записи на ремонт и ТО: клиент присылает фото и голосовое, бот уточняет марку, проблему и удобное время и записывает в свободный слот. Подробнее: WhatsApp-бот для автосервиса.
• Фитнес, SPA, фотостудии, мастера на дому. Подходит везде, где клиент пишет «а когда можно?» и ждёт ответа.

Цена и пробный период

Тарифы agent24 — подписка в тенге, платы за подключение нет: от 14 990 ₸/мес. Счётчика диалогов в тарифах нет: тариф выбирается по числу сотрудников, а направление — по тому, записываете вы клиентов или ведёте продажи. Полная сетка — на странице тарифов.

Подключение и обновления входят в тариф. Что такое «диалог», как посчитать, сколько их нужно вам, и что входит в каждый тариф — на странице Сколько стоит WhatsApp-бот.

Вопросы и ответы

Бот запишет клиента без моего участия? — Да. Ваше участие — один раз внести мастеров, услуги и прайс; дальше бот сам ведёт клиента до «да» и ставит запись в календарь. Администратор узнаёт о ней из уведомления в Telegram.

Что будет, если клиент попросит время, которое занято? — Занятое время бот не бронирует и пустым «нет» не отвечает: называет ближайшие свободные окна — у того же мастера или у того, кто свободен. Клиент выбирает, бот подтверждает.

Клиент пишет по-казахски — бот ответит? — Да, и без отдельной настройки: язык бот берёт из сообщения клиента. Запись на казахском укладывается в три сообщения.

Нужно ли менять номер WhatsApp? — Нет. Обычный номер подключается по QR-коду за минуты и остаётся вашим; клиенты продолжают писать туда же. Официальный WhatsApp Cloud API через Meta — второй поддерживаемый путь, о нём на странице подключения.

Администратор сам отвечает клиенту — бот не вмешается? — Не вмешается. Если диалог ведёт живой сотрудник, бот в него не влезает: администратор отвечает как обычно, в том же чате. Бот отвечает только там, где человек диалог не ведёт, — ночью, в выходные и пока администратор занят.

Попробовать бесплатно

20 дней бесплатно, без платы за подключение. Зарегистрируйтесь, подключите номер по QR и сделайте тестовую запись со своего телефона — на всё уходит около 15 минут. Официальный Cloud API через Meta — второй путь, оба описаны на странице как подключить бота к WhatsApp.

Смотрите также

• Сколько стоит WhatsApp-бот для бизнеса в Казахстане
• Как подключить бота к WhatsApp за 15 минут
• CRM и WhatsApp-бот для салона красоты
• WhatsApp-бот для Altegio
• WhatsApp-бот для стоматологии